7 maart 2011

Planmatige vervangingen, over Nederlanders en Italianen

De zin en onzin van planmatige vervangingen in gebouw en installatie
Wie heeft er gelijk: de Italianen of de Nederlanders? Italianen doen geen planmatig onderhoud. Als iets echt niet meer werkt wordt het vervangen, maar niet voordat er nog tien pogingen zijn ondernomen de zaak met een rolletje plakband en een ijzerdraadje te redden. Als een gebouw werkelijk op instorten staat, wordt het, vaak groots en meeslepend en met groots vakmanschap, gerestaureerd of gerenoveerd. Of het blijft het zonder dat iemand er nog naar omkijkt in ongebruik achter. Nederlanders onderhouden. Gebouwen worden periodiek geschilderd om te voorkomen dat ze aftakelen. De installaties krijgen keurig hun beurtjes en we maken meerjarenplanneen voor planmatig groot onderhoud en vervangingen. Wat is de slimste werkwijze?


Meerjarenplan
In veel organisaties, zeker als er een sterke ‘budget-drive’ is, worden meerjarenplannen gemaakt voor het uitvoeren van onderhouden en vervangen van het gebouw en de installaties die daarin staan. Uit onderzoek van 40 van deze plannen blijkt dat deze meerjarenplannen vaak erg onnauwkeurig zijn in termen van timing en kosten. Daarvoor zijn twee belangrijke oorzaken.

In veel organisaties wordt op een statische manier met deze plannen omgegaan. Er wordt, vaak met behulp van een FMIS systeem, een plan gemaakt met richtbedragen en vaste frequenties. En deze systemen werken op zich vaak prima. Ze gaan echter uit van de theoretische levensduur van objecten en moeten daarom aan de praktijk worden getoetst en eventueel worden aangepast. De plannen worden echter nauwelijks op een rationele manier getoetst op werkelijke technische of economische noodzaak.
Dat hierdoor de kosten hoger zijn dan nodig zal duidelijk zijn. En het levert ook een onnodige belasting van het milieu op. Tevens lopen deze organisaties het risico dat het einde van de levensduur van gebouw- of installatiedelen eerder komt dan het uitgangspunt vanuit het FMIS of de theorie in het algemeen.

Verder wordt de input voor de meerjarenplannen vaak geleverd door de huisaannemer en de huisinstallateur. Partijen die zelf een belang hebben bij de vervangings- of groot onderhoudsprojecten: extra omzet. Zij hebben geen enkel belang de kosten laag te houden. Mogelijk schuilt hier ook de oorzaak voor de te hoge kosten die in de meerjarenplannen worden opgenomen. De uiteindelijke offerte kan als meevaller gepresenteerd worden.

FMIS systemen zijn prima tools om snel een goede basis voor een meerjarenplan mee te maken. Deze systemen kunnen echter niet gebouwen, situaties of beleid inschatten. Dat moet door mensen gedaan worden. Mensen die kennis hebben van bouwkundige structuren en materialen. Mensen die kennis hebben van installaties. En niet onbelangrijk, mensen die toegang hebben tot de (recente) historie van gebouwen in termen van gebreken, storingen, kosten en gebruik.

Om een goede afweging te kunnen maken met betrekking tot meerjarenplannen moeten we even een stap terug naar de basis: de uitgangspunten voor een beslissing om een onderdeel al dan niet te vervangen.

Wanneer preventief vervangenVoor het preventief vervangen van gebouw- en installatiedelen kan een aantal redenen zijn.

1. De kosten van een defect cq. het onverwachte einde van de technische levensduur zijn hoger dan de (te verwachten) extra kosten van vervanging.
In onderhoudstermen hebben we het dan over indirecte onderhoudskosten. Soms is dit heel concreet in geld uit te drukken, bijvoorbeeld productieverlies in industriële omgevingen. Soms is het zachter: productiviteitsverlies bij kantoormedewerkers door een slecht werkklimaat.
De vraag die bij elk element in een gebouw dat wordt opgenomen in een meerjarenplan moet worden gesteld is: wat is het gevolg, in termen van overlast en kosten, bij het onverwacht bereiken van het einde van de technische levensduur. Een voorbeeld is het stuk gaan van een afzuigventilator ten behoeve van een verkeersruimte of een decentrale airco-unit. Zijn de gevolgen daarvan werkelijk zo erg dat je die apparaten veel eerder dan technisch nodig wilt vervangen? De werkelijke levensduur van dergelijke voorzieningen is bovendien vaak veel langer dan de theoretische en verder zijn ze snel te vervangen.
Dat dit anders ligt bij een grote koelinstallatie van een computercentrum van een bank zal duidelijk zijn. De kosten, direct en indirect zijn dan enorm en zullen de extra kosten van preventieve vervanging hoe dan ook rechtvaardigen.

2. Representativiteit is belangrijk.Representativiteit is in sommige gevallen belangrijker dan in andere. Bij de front-office van een bank is representativiteit vaak belangrijker dan bij het kantoor van een logistiek dienstverlener. Dit kan ervoor zorgen dat de extra kosten van eerdere planmatige vervanging lager zijn dan de waarde van de representativiteit. Dit zijn vaak beslissingen die op het hoogste managementniveau expliciet of impliciet worden genomen. Ze zijn vaak lastig in geld uit te drukken. Voor gebouwbeheerders/facilitymanagers is het echter absoluut noodzakelijk om periodiek te controleren. Gewijzigde omstandigheden, bijvoorbeeld de economische situatie of een gewijzigd bedrijfsbeleid, kunnen grote invloed hebben op deze ‘zachte’ factor.

3. De verwachte kosten van gebreken en onderhoud aan het oude object zijn hoger dan de extra kosten (afschrijving, kapitaalskosten) die gepaard gaan met een nieuw object.Een contante waardeberekening is een goed hulpmiddel om eventuele vervroegde vervangingen op deze basis intern te ‘verkopen’.

4. De mogelijke besparing op de energie- of andere exploitatiekosten zijn hoger dan de extra kosten van de nieuwe installatie (afschrijving, kapitaalskosten).Op dit moment is dit een ‘hot-item’. Mede door subsidies van overheidswege kunnen vervangingsinvesteringen op energiebesparende maatregelen extra interessant worden. Ook stijgende energieprijzen kunnen een investering eerder zinvol maken.

5. Een gebouw of installatie wordt gerenoveerd.Een reden om een bouwkundig element of installatie vroegtijdig te vervangen zou een grotere ingreep in een gebouw kunnen zijn. Door betere toegankelijkheid, minder (extra) overlast en minder extra kosten kan dit een moment zijn waarop de hiervoor genoemde afweging de kant van vervangen op te laten vallen.

6. Wet- en regelgeving maken vervanging noodzakelijk.Deze reden kan ook indirect zijn, waardoor één van de bovenstaande redenen van kracht wordt. Veranderingen in regelgeving kennen vaak een overgangsperiode of worden ruim van tevoren aangekondigd, zodat gebouweigenaren de tijd hebben voor aanpassingen. Een voorbeeld hiervan is de uitfasering van R22. De eerste stap daarin is al in het begin van de jaren ’90 gezet met het verbod om nieuwe installaties met dit koelmiddel te bouwen. De laatste stap daarin is dat het koelmiddel vanaf 2015 niet meer in installaties mag worden gevuld. Op dat moment is een installatie aan het einde van zijn technische levensduur als er koelmiddel zou moeten worden toegevoegd.

Dynamische meerjarenbegrotingOm een maximale kosteneffectiviteit te bereiken moet kritisch gekeken worden naar de vraag of delen van een gebouw überhaubt preventief moeten worden vervangen. Of pas als ze ‘overleden’ zijn.
Er is een aantal factoren die van invloed zijn op de beslissingen met betrekking tot groot onderhoud en vervangingen.
  • Veranderingen in (huisvestings)beleid van organisaties.
  • Economische situatie binnen een organisatie.
  • Afwijkingen in storings- en verouderingsgedrag van een installatie ten opzichte van de verwachting/theorie.
Levensduurkosten
Het is belangrijk de afweging te maken wat de verwachte levensduurkosten zijn van een installatie.
Onder levensduurkosten verstaan we onder andere:
  • Kosten van aanschaf/afschrijvingen.
  • Kapitaalslasten (‘opportunity rente’ over de waarde van de installatie).
  • Onderhoudskosten.
  • Energiekosten.
  • Gebruikskosten.
  • Sloopkosten.
Om een goede afweging te maken ten aanzien van preventieve vervanging zou je een contante waardeberekening moeten maken aan de hand van deze kosten. Probleem is echter dat je meestal niet al deze kosten vooraf weet. Met name onderhoudskosten zijn lastig te voorspellen. Onderhoudsbedrijven met een goede registratie van gebreken en de daarmee gepaard gaande kosten zouden hier iets mee moeten kunnen op basis van statistische gegevens. In de praktijk zie je dit helaas echter nauwelijks.
Een voorbeeld zijn bepaalde merken en typen verwarmingsketels. Uit een praktijkanalyse van de (kosten van) gebreken en de leeftijd bij het einde van de technische levensduur is gebleken dat vergelijkbare gaswandketels van het Nederlandse merk X statistisch aanmerkelijk hogere levensduurkosten hebben dan ketels van het Nederlandse merk Y. De ketels van merk X blijken in vergelijkbare situaties duidelijk minder lang mee te gaan en meer gebreken te vertonen. Met die kennis kunnen we onze opdrachtgevers bij vervanging adviseren om te kiezen voor merk Y.

Nederlanders of ItalianenWie er gelijk heeft? De waarheid ligt zoals vaak waarschijnlijk ergens in het midden. Als je alleen de directe kosten van het gebouw beschouwt is de Italiaanse wijze waarschijnlijk goedkoper, ondanks de kortere levensduur van zaken door het gebrek aan onderhoud. Dingen kapot laten gaan alvorens er iets aan te doen levert in sommige gevallen echter ook overlast op en kan tot, directe of indirecte, schade leiden. Om over mogelijke milieu-effecten maar te zwijgen. En als die die zaken in geld gaat uitdrukken is planmatig vervangen of vernieuwen in sommige gevallen zeker zinvol. Toch kan het geen kwaad om nog eens kritisch naar onze meerjarenplannen te kijken, alvorens deze blind ten uitvoer te brengen.

Auteur
Ir. Martijn Franke studeerde technische bedrijfskunde aan de Universiteit Twente met als één van zijn specialisaties industrieel onderhoudsmanagement. Hij werkte bij een aantal gebouwonderhoudsbedrijven en facilitaire adviesbureaus en is nu eigenaar van onderhoudsbedrijf Aqus B.V.