10 oktober 2011

Zeven adviezen voor een goed prestatiecontract

Prestatiecontracten voor technisch onderhoud zijn in opkomst. Maar niet in alle gevallen leiden ze tot grote vreugde, zeker als ze niet werken zoals ze dat zouden moeten doen. Tijd voor 7 adviezen om te komen tot goede prestatiecontracten.

Prestatiecontracten zijn ‘in’. De reden is helder: ze zouden een middel moeten zijn om de interne beheerlast te verleggen naar een onderhoudsbedrijf. Door slim om te gaan met het kiezen van de prestatiecriteria en de bijbehorende doelstellingen kunt u uw onderhoudsbedrijf uw belangen optimaal laten behartigen.
Maar de praktijk blijkt toch anders te kunnen zijn. Er zijn genoeg opdrachtgevers die hoofdpijn er van krijgen, bijvoorbeeld als het prestatiecontract niet goed op maat is gemaakt. Als dat het geval is, is zo’n standaardcontract namelijk een recept voor mislukking, want één ding is duidelijk: prestatiegericht onderhoud is maatwerk.
Wat zijn tips om een goed prestatiecontract in elkaar te zetten? We zetten er hierna zeven op een rij.

1. Breng uw belangen goed in kaart

Prestatiegestuurd onderhoud is bedoeld om u en uw organisatie te ontlasten als het gaat om uitbesteed onderhoud. U wilt dat het onderhoudsbedrijf/opdrachtnemer het onderhoud uitvoert in uw belang en ook adviseert in uw belang. De criteria die u kiest om uw contractor op af te rekenen moeten er voor zorgen dat de contractor het onderhoud dusdanig uitvoert dat het voor u (en uw gebruikers) zo voordelig uitpakt.
Het belang van het onderhoudsbedrijf moet uw belang zijn. Maar daar zit direct een probleem: de belangen van bijvoorbeeld een basisschool zullen anders liggen dan de belangen van een industrieel bedrijf of een bank.
Ook kan het zinvol zijn om voor verschillende delen van het gebouw verschillende afspraken te maken. In een productieomgeving zullen andere eisen gesteld worden aan installaties dan in de kantooromgeving van diezelfde organisatie.

2. Gebruik prestatiecriteria waar u een opdrachtnemer daadwerkelijk op kunt aanspreken

Doel van een prestatieovereenkomst is dat u een opdrachtnemer in uw belang laat handelen. De contractor moet echter wel gemotiveerd worden om dit te doen. Dit betekent dat de contractor ook daadwerkelijk invloed moet kunnen uitoefenen op de zaken waarop u hem wilt afrekenen.
Als u uw onderhoudsbedrijf bijvoorbeeld afrekent op het aantal installatiestoringen per jaar, maar u weigert een verouderd installatiedeel met een hoge storingsintensiteit te vervangen, is het dan nog fair om een contractor daar op af te rekenen? Of als in uw gebouwen veel sprake is van molest, is het dan handig om de onderhoudspartij af te rekenen op het totale kostenniveau van preventief en correctief onderhoud?

3. Kies prestatiecriteria die ook uw lange termijnbelangen dienen

De gevolgen van een jaar geen onderhoud aan installaties zullen waarschijnlijk beperkt zijn; de installaties blijven heus wel werken. Ook twee jaar geen onderhoud zal nog niet veel problemen opleveren als de installatie aan het begin in goede staat van onderhoud was. Maar als onderhoud te lang uitblijft zullen installaties onherstelbaar kunnen beschadigen. Voorbeelden zijn het dicht gaan zitten van warmtewisselaars in een ketel, overmatige slijtage door te schraal geworden olie in diverse machines of corrosie die te ver is doorgeschoten om nog eenvoudig te kunnen verhelpen.
Dit wil je voorkomen. Er is een aantal mogelijkheden om uw belangen op langere termijn in een prestatie-overeenkomst op te nemen.
  • Het opnemen van een aantoonbare minimum onderhoudsinspanning in de overeenkomst. Op die manier krijgen de installaties op z’n minst een vooraf bepaalde minimum hoeveelheid onderhoud. Deels wordt dit overigens ook ondervangen door het voldoen aan norm-, wet- & regelgeving, ook een veel gebruikt en nuttig prestatiecriterium.
  • Het opnemen van een aantal meetpunten ten behoeve van een bonus/malus aan het einde van een overeenkomst met een contractor. Een voorbeeld is het afspreken van een conditieniveau, bijvoorbeeld op basis van de NEN 2767 eventueel aangevuld met extra meetpunten, waarbij de kosten van herstel voor rekening van de opdrachtnemer zijn.

4. Gebruik eenvoudig meetbare prestatiecriteria

Veel contracten bevatten prestatiecriteria die lastig meetbaar zijn of waarvan het vergaren van de gewenste prestatiecriteria veel moeite of geld kost. De prestatieovereenkomst schiet zijn doel dan in sommige gevallen voorbij. De besparing in beheerlast of geld die eventueel behaald wordt door efficiënte aansturing, wordt weer overboord gegooid bij het managen ervan.
In het kader van prestatiemeting is het slim uit te gaan van informatie die al beschikbaar is of eenvoudig beschikbaar gemaakt kan worden. FMIS-sen zijn vaak een uitstekende bron om daarvoor te gebruiken. Informatie die toch al wordt opgeslagen verdient de voorkeur boven extra benodigde registratie. Extra informatie vastleggen vereist van alle betrokken partijen weer een extra inspanning en discipline. En juist dat is de grootste risicofactor bij dit soort overeenkomsten.

5. Zorg voor een adequate bonus/malus-structuur

De kans dat een contractor voor een maximale bonus van 1 procent heel veel moeite gaat doen om uw belangen te behartigen is niet zo groot. Hetzelfde geldt voor malussen van één of enkele procenten. Om een onderhoudsbedrijf werkelijk te betrekken moeten ze flink geraakt worden als ze hun werk niet goed doen, maar moeten ze ook een motivatie hebben om het echt goed te doen. Ook belonen en straffen op langere termijn is aan te raden, zoals bij het derde advies reeds genoemd.

6. Zorg voor een strikte scheiding tussen ‘onderhoud’ en ‘projecten’

U kunt heel hard uw best doen om een heel efficiënt prestatiegestuurd onderhoudscontract af te sluiten. Echter als u vervolgens verzuimt om bij extra werkzaamheden scherp in te kopen, gooit u het voordeel in de meeste gevallen meteen weer weg. Immers, een contractor prijst het onderhoud (te) scherp om vervolgens op extra werk alsnog veel geld te gaan verdienen.
Deze situatie is te voorkomen door bij werkzaamheden boven een bepaalde omvang altijd een minimaal aantal offertes aan te vragen en dit voor het sluiten van de onderhoudsovereenkomst ook helder naar aanbiedende partijen te communiceren. Of dit uiteindelijk werkt hangt uiteraard af van uw eigen discipline om ook steeds daadwerkelijk vergelijkende offertes aan te vragen.

7. Sluit een contract dat elk jaar kan worden afgebroken

Prestatieovereenkomsten sluit je meestal met de intentie om ze voor langere tijd aan te gaan.. Met name op langere termijn zou een prestatieovereenkomst een extra positief effect moeten kunnen hebben, onder andere door ervaring van beide partijen met elkaar en ervaring van de contractor met het gebouw.
Maar onderhoud is mensenwerk. Contracten voor langere termijn kunnen opdrachtnemers ‘lui’ maken. De kwaliteit van onderhoud is bovendien sterk afhankelijk van de inzet van mensen, zowel op coördinerend als op uitvoerend niveau. Anders gezegd: personele veranderingen bij een contractor kunnen grote invloed hebben op de prestaties. Het is ook daarom niet verstandig om u voor lange tijd volledige afhankelijk van een contractor te maken.

Veelgebruikte prestatiecriteria
Het is belangrijk prestatiecriteria te kiezen die aansluiten bij uw belangen. Hieronder een aantal prestatiecriteria die veel gebruikt worden bij verschillende soorten opdrachtgevers. Kijk goed welke criteria aansluiten bij de belangen van u als opdrachtgever. Ga ook goed de meetbaarheid na voordat een punt wordt opgenomen in een contract.
  • Totale kosten van onderhoud en storingen
  • Totale beschikbaarheid van de installaties
  • Aantal storingen in de installaties
  • Aantal verstoringen van primaire processen
  • Conformiteit met wet- en regelgeving / aantal afwijkingen
  • Conditiescore op basis van NEN2767
  • Gerealiseerde energiebesparingen
Samenvatting
Het opstellen van een prestatie-overeenkomst is geen ‘rocket-science’.
  • Een opdrachtgever moet zelf het belangrijkste voorwerk verrichten voordat hij werkelijk overgaat tot het opstellen van een prestatie-overeenkomst
  • Breng daarbij de belangen van (de verschillende delen van) uw organisatie goed in kaart.

Geen opmerkingen:

Een reactie posten